07 / Kommunikation · KI
Meetings werden zu nutzbaren Ergebnissen
Ein integrierter KI-Workflow verwandelt aufgezeichnete Jitsi-Meetings automatisch in strukturierte Zusammenfassungen, Folgetermine und projektbezogene Aufgaben.
- Jitsi
- KI
- Speech-to-Text
- OneDrive
- Jira
Projektablauf
Vom Problem zur Lösung
Jede Lösung beginnt mit einer konkreten Ausgangslage. Entscheidend ist, wie daraus eine Umsetzung entsteht, die im Alltag zuverlässig funktioniert.
01Ausgangslage
Jitsi war als Meeting-Werkzeug etabliert und den Kunden bereits vertraut, bot aber keine automatisierte Weiterverarbeitung der Gespräche. Mitarbeitende mussten nach jedem Termin rund eine halbe Stunde investieren, um Inhalte zusammenzufassen, Dokumentationen anzulegen und relevante Informationen in Confluence oder andere Projektsysteme zu übertragen. Dadurch war die Nachbereitung zeitintensiv und hing stark von der manuellen Sorgfalt einzelner Personen ab.
02Umsetzung
Der bestehende Jitsi-Ablauf und die verfügbaren Aufzeichnungsfunktionen wurden zunächst analysiert und um einen automatisierten Verarbeitungsprozess ergänzt. Nach einem aufgezeichneten Meeting werden Audio und Video aufbereitet, die Sprache transkribiert und die Gesprächsinhalte durch KI in eine verlässliche, vorgegebene Struktur übertragen. Daraus entsteht eine einheitlich gestaltete Zusammenfassung für den E-Mail-Versand. Die Aufzeichnung wird sicher in OneDrive abgelegt und über einen Freigabelink ergänzt. Erkennt die Anwendung einen vereinbarten Folgetermin oder relevanten Projektkontext, bindet sie den internen Kalender beziehungsweise Jira ein und stößt die passenden nächsten Schritte an.
Ergebnis
Was sich im Alltag konkret verbessert hat
Die Nachbereitung beginnt heute unmittelbar nach dem Meeting und liefert eine konsistente Zusammenfassung samt Aufzeichnungslink. Vereinbarte Folgetermine können direkt in den Kalender übernommen und Teilnehmende automatisch eingeladen werden. Relevante Projektinformationen lassen sich dem passenden Kontext zuordnen und in Jira weiterverarbeiten, während Mitarbeitende rund eine halbe Stunde manueller Nacharbeit pro Gespräch einsparen.
- Aufgezeichnete Jitsi-Meetings werden automatisch transkribiert und strukturiert
- Teilnehmende erhalten eine einheitliche Zusammenfassung mit dem Link zur Aufzeichnung
- Erkannte Folgetermine werden in den Kalender übernommen und als Einladung versendet
- Relevanter Projektkontext wird zugeordnet und kann in Jira weiterverarbeitet werden
- Mitarbeitende sparen rund eine halbe Stunde manueller Nachbereitung pro Meeting
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