03 / Administration · KI
Postfächer werden zu strukturierten Prozessen
Eine KI-gestützte Verarbeitung macht aus einem überfüllten Hauptpostfach nachvollziehbare Abläufe für Angebote, Rechnungen und manuelle Vorgänge.
- KI
- n8n
- APIs
- Dokumentenverarbeitung
Projektablauf
Vom Problem zur Lösung
Jede Lösung beginnt mit einer konkreten Ausgangslage. Entscheidend ist, wie daraus eine Umsetzung entsteht, die im Alltag zuverlässig funktioniert.
01Ausgangslage
Angebote, Rechnungen und die tägliche Kommunikation liefen über dasselbe Hauptpostfach. Wichtige Vorgänge gingen in der Menge leicht unter, Zuständigkeiten mussten manuell geklärt und Fristen separat im Blick behalten werden. Das verzögerte Angebote und belastete besonders die Buchhaltung mit wiederkehrender Sortier- und Erfassungsarbeit.
02Umsetzung
Zunächst wurden die eingehenden E-Mail-Arten, Zuständigkeiten und nachgelagerten Abläufe analysiert. Darauf aufbauend entstand eine KI-gestützte Verarbeitung, die Nachrichten klassifiziert, relevante Inhalte erfasst und erkennt, ob eine Antwort oder weitere Bearbeitung erforderlich ist. Angebote und Rechnungen werden abhängig vom Vorgang an die passenden Fachprozesse übergeben. Dabei gelangen Anhänge in angebundene Systeme, verantwortliche Personen werden anhand des Fachgebiets ermittelt und zeitkritische Angebote im Projektmanagement priorisiert. Eine interne Verarbeitungshistorie macht Absender, Empfänger, Status und erfolgte Übergaben nachvollziehbar. Bearbeitete Nachrichten werden anschließend automatisch in passende Unterordner verschoben.
Ergebnis
Was sich im Alltag konkret verbessert hat
Angebote erreichen schneller die richtige Fachperson, werden nach Dringlichkeit eingeplant und können teilweise automatisiert bearbeitet werden. Rechnungen gelangen strukturiert in die Buchhaltung und werden dort KI-gestützt den passenden Umsätzen zugeordnet. Das zentrale Postfach bleibt übersichtlich, während manuell zu prüfende Vorgänge sichtbar und sämtliche Verarbeitungsschritte nachvollziehbar bleiben.
- Angebote werden schneller den Verantwortlichen zugeordnet und priorisiert
- Rechnungen werden automatisch für die weitere Verarbeitung in der Buchhaltung vorbereitet
- Die Anwendung erkennt automatisch, ob eine Antwort oder weitere Bearbeitung erforderlich ist
- Vorgänge mit manuellem Bearbeitungsbedarf bleiben gezielt sichtbar
- Die einzelnen Verarbeitungsschritte bleiben lückenlos nachvollziehbar
Ein ähnlicher Engpass?