Eine Geheimhaltungsvereinbarung auch NDA (non-disclosure agreement) genannt, ist immer dann notwendig, wenn geheime Daten mit anderen Personen geteilt werden müssen – beispielsweise Entwürfe zu einer Software oder Website. Aber wo liegt der Unterschied zwischen den Vertragsformen und welche Bestandteile sind eigentlich wichtig? Was passiert, wenn man gegen die Einhaltung der Geheimhaltungsvereinbarung verstößt? Im Folgenden beantworten wir diese Fragen und zeigen auf, wie Enwikuna diesen wichtigen Bestandteil in den Auftragsprozess integriert hat.

 

Sinn und Zweck von Geheimhaltungsvereinbarungen

Sinn und Zweck einer Geheimhaltungsvereinbarung ist die Sicherung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen vor einer unbefugten Veröffentlichung bzw. unbefugten Weitergabe an Dritte durch den Geschäftspartner. Grundsätzlich ist es üblich, dass sich beide Seiten gegenseitig zur Geheimhaltung verpflichten – also jeder Beteiligte unterzeichnet. Es ist jedoch auch möglich, die Vereinbarung einseitig abzuschließen. Solch eine Geheimhaltungsvereinbarung kommt meistens beim Erstkontakt ins Spiel, denn gerade bei Anbahnungen von Geschäftskontakten bzw. Ausschreibungen von Projekten müssen oftmals sensible Informationen preisgegeben werden, um die gegenseitigen Leistungen beschreiben und am Ende erbringen zu können.

Nach § 2 GeschGehG stellt eine Information nur dann ein Geschäfts- bzw. Betriebsgeheimnis dar, wenn sie

  • geheim und daher von wirtschaftlichem Wert ist
  • Gegenstand angemessener Geheimhaltungsmaßnahmen durch ihren rechtmäßigen Inhaber ist
  • ein berechtigtes Interesse an der Geheimhaltung der Informationen besteht

Geheimhaltungsmaßnahmen sind somit notwendig und wichtig, um den Verlust solcher Geheimnisse zu verhindern.

Beispiel: Ein Kunde schreibt auf Enwikuna ein Angebot für eine neue & individuelle Website aus. Gegenstand ist in diesem Fall ein noch nicht patentiertes und somit neues Produkt. Damit der Kunde sicher sein kann, dass das Produkt bis zum Marktstart ein Geheimnis bleibt, entscheidet er sich für die digitale Geheimhaltungsvereinbarung von Enwikuna. So kann er Informationen über sein Projekt beruhigt mit den Programmierern teilen, da diese vorher digital unterzeichnet haben.

 

Anwendungsbereiche für Geheimhaltungsvereinbarungen

In der Regel kommen Geheimhaltungsvereinbarungen in folgenden Situationen zur Anwendung:

Letter of Intent

Hierbei handelt es sich um eine Absichtserklärung, auch Grundsatzvereinbarung genannt, welche das Verhandlungsinteresse oder das Interesse an einem Vertragsabschluss beschreiben sollen. Dieses Interesse wird von einem oder mehreren Vertragspartnern bekundet. Bei Vertragsverhandlungen zu Unternehmenskäufen, größeren Projekten oder zeitaufwändigen Transaktionen sollen sie die Ernsthaftigkeit der Gespräche verdeutlichen.

Vertriebsverträge

Ein Vertriebsvertrag auch Distributorenvertrag oder Distributionsvertrag genannt, ist ein Vertrag zwischen Vertriebspartnern, in dem die Verantwortlichkeiten beider Parteien festlegt sind. Die Vereinbarung besteht normalerweise zwischen einem Hersteller oder Anbieter und einem Händler oder Distributor. In einigen Fällen können auch zwei Distributoren oder ein Distributor und ein Channel-Partner oder eine Vertriebsgesellschaft beteiligt sein.

Lieferverträge

Beim Liefervertrag ist der Schuldner zur Lieferung einer Sache verpflichtet und kann auch gleichzeitig ein Kaufvertrag sein. Er kommt jedoch auch im Zusammenhang mit anderen Sachverhalten vor z. B. wenn ein Vertrag über die Lieferung einer Ware mit einem Darlehensvertrag so verbunden ist, dass zwischen beiden Verträgen eine wirtschaftliche Einheit besteht

Kooperationsverträge

Ein Kooperationsvertrag kann im Anschluss an eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnet werden. Er regelt bei langfristiger Zusammenarbeit den zukünftigen Umgang mit kritischen Firmen-Interna und ergänzt oder ersetzt die vorherige Vereinbarung.

Lizenzverträge

Bei dem Lizenzvertrag handelt es sich um einen gegenseitigen Vertrag, bei dem der Inhaber eines gewerblichen Schutzrechts sein Recht vollumfänglich oder auch nur zu einem Teil auf einen anderen überträgt (sog. Lizenz). Als Schutzrechte kommen dabei zum Beispiel Patent- oder Urheberrechte in Betracht.

Technologietransfer-Verträge

Bei dieser Vertragsart handelt es sich ebenfalls um eine Art Lizenzvertrag. Meist geht es um geplante, zeitlich begrenzte, privatwirtschaftliche oder staatlich unterstützte Prozesse, bei denen zwischen freien Technologien, wie Patenten oder Lizenzen, und gütergebundenen Technologien, wie Spezialmaschinen und vollständigen Fabrikanlagen, unterschieden wird.

Beraterverträge für sensible Geschäftsbereiche

Hierbei handelt es sich um einen expliziten Vertrag, der alle Mitarbeiter und Dienstleister der Geheimhaltung verpflichtet. Erst nachdem alle Beteiligten den Vertrag unterschrieben haben, können kritische Informationen intern offengelegt werden.

Arbeits- und Mitarbeiterverträge

In vielen Arbeitsverträgen sind Klauseln enthalten, die es dem Mitarbeiter verbieten, Informationen aus dem Berufsalltag an Dritte weiterzugeben. Dabei kann es sich um aktuelle Projekte, Kundendaten oder auch um das persönliche Gehalt handeln.

 

Inhalt von Geheimhaltungsvereinbarungen

Bei Geheimhaltungsvereinbarungen gilt grundsätzlich der Grundsatz der Vertragsfreiheit. Die Parteien sind in der Vertragsgestaltung also grundsätzlich frei. Geheimhaltungsvereinbarungen sollten jedoch möglichst detaillierte Regelungen enthalten, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden. Jedoch sollte man diese nicht zu detailliert ausformulieren. Schnell können die Grenzen zur Sittenwidrigkeit bzw. einem Verstoß gegen Treu und Glauben überschritten werden.

Damit die Geheimhaltungsvereinbarung über alle wichtigen Eckdaten verfügt, sollten folgende Themen in das Schriftstück aufgenommen werden:

Definition der vertraulichen Informationen

Unter diesem Punkt wird die allgemein gültige Definition für die vertraulichen Informationen erfasst. Dies fällt Laien oftmals nicht so leicht, jedoch kann es sinnvoll sein, eine solche Definition zu entwickeln. Das kann auch mal mehre Monate dauern – abhängig von der Komplexität des Projekts bzw. Auftrags. Wichtig ist, die Definition nicht zu detailliert auszuarbeiten, denn vertrauliche Informationen können sich auch mal ändern. So muss am Ende keine neue Geheimhaltungsvereinbarung aufgesetzt werden, sollte die Definition nicht mehr zutreffen sein.

Benennung der vertraulichen Informationen

Als nächstes werden die vertraulichen Informationen der Geheimhaltungsvereinbarung wörtlich benannt. Im Falle einer Streitigkeit kann somit immer auf den ursprünglichen Willen der jeweiligen Partei zurückgegriffen werden. Es empfiehlt sich, dem Vertrag eine Präambel vorzustellen, in der die Ziele der definierten Zusammenarbeit gesondert aufgelistet werden.

Benennung nicht vertraulicher Informationen

Schnell kann es passieren, dass eine Geheimhaltungsvereinbarung zu end formuliert wird und dadurch die Wettbewerbsfreiheit zu stark beschränkt wird. Daher sollte zur Klarstellung immer vereinbart werden, welche Informationen nicht vertraulich zu behandeln sind. Das kann zum Beispiel Fachwissen sein.

Die Nutzung der vertraulichen Informationen

In diesem Abschnitt der Geheimhaltungsvereinbarung ist es wichtig, die Nutzung der Informationen vorzugeben. Das betrifft unter anderem die Weitergabe von Informationen an z. B. Mitarbeiter oder externe Partner. Es kann somit ausdrücklich geregelt werden, wer welche Informationen erhält und wer nicht. In diesem Fall kann man z. B. mit verschiedenen Vertraulichkeitsstufen arbeiten.

Vertragsdauer

Da der Gesetzgeber keine gesetzliche Regelung für die Vertragsdauer einer Geheimhaltungsvereinbarung vorgibt, können die Parteien somit selbst eine Dauer bestimmen. Im Zweifel handelt es sich meistens um eine unbegrenzte Vertragsdauer. Dies kann jedoch im Einzelfall auch eine Bachteilung zu Lasten einer Partei darstellen.

Vertragsstrafen

Ein sehr wichtiger Bestandteil von Geheimhaltungsvereinbarungen ist der Punkt Vertragsstrafen. Diese Regeln im Fall der Zuwiderhandlung die zu erwartende Strafe. Hintergrund ist, dass Kausalität und Höhe des Schadens für den Betroffenen andernfalls kaum nachweisbar sind.

Nutzung der Erkenntnisse bei nicht erfolgtem Vertragsabschluss

Häufig ergeben sich Probleme, wenn es nach den Vertragsverhandlungen doch nicht zu der erhofften Zusammenarbeit kommt. Meistens hat man zu diesem Zeitpunkt schon gemeinsame Ideen & Lösungen erarbeitet, welche nun offen im Raum stehen. Aus diesem Grund sind vertragliche Vereinbarung über diese Thematik von wesentlicher Bedeutung. Sollte es zu solch einem Fall kommen, ist es wichtig zu definieren, welchem Vertragspartner diese Ideen, Konzepte oder gar Lösungen gehören und wie er diese weiter nutzen darf. Solch ein Recht kann jedoch auch beidseitig ausgelegt werden.

 

Fazit & Schlusswort

Wie man sieht, kann eine Geheimhaltungsvereinbarung schnell sehr komplex werden und viel Zeit sowie Geld kosten, denn oft ist ein Anwalt von Nöten, um eine gute Geheimhaltungsvereinbarung zu entwerfen. Wir von Enwikuna sind uns dieser Thematik bewusst und gerade im Programmierbereich ist Geheimhaltung von größter Wichtigkeit & eine wichtige Grundlage für Vertragsverhandlungen.

Daher haben wir gemeinsam mit unserem Fachanwalt eine allgemein gültige Geheimhaltungsvereinbarung entworfen, welche bei der Ausschreibung eines Auftrags auf unserer Vermittlungsplattform immer Bestandteil einer solchen Ausschreibung sein sollte. Da wir ein Technologieunternehmen sind, haben wir den Prozess von der Erstellung bis zur Gegenseitigen digitalen Unterschrift der Geheimhaltungsvereinbarung in unseren Auftragsprozess integriert. Somit erhalten Programmierer immer nur dann Einblick in Informationen, wenn Kunden dem auch zustimmen. Das garantiert größtmögliche Flexibilität und Zeitersparnis bei der Ausschreibung von Aufträgen auf Enwikuna.

Detailliertere Informationen zu Fachbegriffen können beispielsweise im Lexikon des Juraforums nachgeschlagen werden.